Privacybeleid

Privacybeleid van TRENDY FOODS BELGIUM NV

1 : Doel

Onderhavig document vormt het “Privacybeleid” dat door TRENDY FOODS BELGIUM NV wordt gevoerd in het kader van zijn activiteiten.

De bescherming van uw persoonlijke levenssfeer en van uw persoonsgegevens is van kapitaal belang voor TRENDY FOODS BELGIUM NV.

Dit “Privacybeleid” werd opgesteld om de naleving te garanderen van de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van de gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming of AVG/GDPR).

Dit “Privacybeleid” dient om u volledig te informeren over dat onderwerp en om uit te leggen hoe wij uw persoonsgegevens inzamelen, gebruiken en bewaren.

2 : Wat is de draagwijdte van dit beleid?

Wat betekent het “verwerken van uw gegevens” en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Wij verzamelen en gebruiken enkel persoonsgegevens die nodig zijn in het kader van onze activiteiten en die ons in staat stellen u producten en diensten van goede kwaliteit aan te bieden.

TRENDY FOODS BELGIUM NV, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is aan de Avenue du Parc 37 te B-4800 Verviers, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die het inzamelt.

Wij zijn bijgevolg uw partner en ook die van de controleautoriteiten (zoals de “Gegevensbeschermingsautoriteit”) voor alle aangelegenheden in verband met het gebruik van uw gegevens door onze firma.

Voor sommige diensten doen wij een beroep op gespecialiseerde derden, die in sommige gevallen als onderaannemer optreden. Die moeten onze instructies volgen en ons “Privacybeleid” in acht nemen. In andere gevallen zijn die derden ook medeverantwoordelijk voor de verwerking en moeten zij op hun beurt hun wettelijke verplichtingen ter zake naleven.

Wij garanderen dat die onderaannemers enkel de gegevens ontvangen die strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun deel van het contract.

Wij kunnen ook als onderaannemer optreden voor andere entiteiten die al dan niet tot de groep TRENDY FOODS behoren. In dat geval zijn die entiteiten verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Wij volgen dan slechts hun richtlijnen.

3 : Welke gegevens vallen onder ons beleid?

De gegevens waarop onderhavig beleid betrekking heeft, zijn persoonsgegevens van natuurlijke personen, dat wil zeggen gegevens waardoor iemand direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

In het kader van uw betrekkingen en interacties met TRENDY FOODS BELGIUM NV kan het zijn dat wij verscheidene persoonsgegevens inzamelen, zoals:

  • Identificatie en contactgegevens (bijvoorbeeld: uw titel, naam, adres, geboorteplaats en datum, rijksregisternummer, rekeningnummer, telefoonnummer, e mailadres, IP adres, beroep);
  • Gezinstoestand (bijvoorbeeld: burgerlijke staat, aantal kinderen);
  • Bankgegevens en financiële en transactionele gegevens (bijvoorbeeld: bankgegevens, rekeningnummers, gegevens in verband met overschrijvingen en communicatie, alsook – meer algemeen – gegevens die worden geregistreerd naar aanleiding van uw banktransfers);
  • Gegevens betreffende uw gedrag en gewoonten inzake het gebruik van onze kanalen (bijvoorbeeld: onze boetieks, onze internetsites, onze apps voor tablets en smartphones) of betreffende uw consumptie (aantal bestelde producten, tijd tussen bestellingen enz.);
  • Gegevens betreffende uw voorkeuren en interesses, die u direct of indirect meedeelt, bijvoorbeeld door deel te nemen aan onze wedstrijden of evenementen…;
  • Gegevens die voortkomen uit uw interacties op onze specifieke pagina’s op de sociale netwerken.

Wij verwerken nooit gegevens betreffende uw raciale of etnische oorsprong, politieke opvattingen, godsdienst, levensbeschouwelijke overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetische gegevens of seksuele voorkeur, tenzij de wetgeving ons dat oplegt of dat voortvloeit uit het gebruik dat u van onze producten en diensten maakt (bijvoorbeeld: vermeld hier het soort informatie).

4 : Richtlijnen voor het verwerken van persoonsgegevens

TRENDY FOODS BELGIUM NV huldigt onder meer volgende principes bij het verwerken van persoonsgegevens in het kader van het beheren en nakomen van zijn verbintenissen:

  • Geoorloofde gegevensverwerking: TRENDY FOODS BELGIUM NV verwerkt persoonsgegevens op geoorloofde wijze in het kader van zijn activiteiten;
  • Bepaalde doelstellingen en beperking van de doelstellingen: TRENDY FOODS BELGIUM NV verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor volgende geoorloofde doelstellingen;
  • Minimalisering van de gegevensverwerking: TRENDY FOODS BELGIUM NV beperkt het verwerken van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is in het kader van zijn activiteiten;
  • Juistheid van de persoonsgegevens: TRENDY FOODS BELGIUM NV treft alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens juist zijn en – indien dat niet meer het geval is – ze onverwijld kunnen worden gecorrigeerd en/of verwijderd;
  • Beperking van de verwerking en de bewaring: TRENDY FOODS BELGIUM NV verwerkt en bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van zijn activiteiten;
  • Veiligheidsmaatregelen: TRENDY FOODS BELGIUM NV treft de nodige en adequate technische en/of organisatorische maatregelen voor het beveiligen van persoonsgegevens.

5 : Wanneer worden uw persoonsgegevens ingezameld?

De gegevens die wij gebruiken kunnen direct worden ingezameld bij u of uit volgende bronnen worden verkregen om onze databanken te controleren of aan te vullen:

  • Publicaties/databanken die toegankelijk zijn gemaakt door officiële autoriteiten (bijvoorbeeld: het Belgisch Staatsblad);
  • Ondernemingen die klant zijn bij ons of onze dienstenleveranciers;
  • Internetsites/pagina’s van sociale netwerken met informatie die u zelf publiek hebt gemaakt (bijvoorbeeld: uw website of sociaal netwerk);
  • Databanken die door derden publiek zijn gemaakt.

Sommige gegevens van u kunnen meer bepaald ook worden ingezameld door TRENDY FOODS BELGIUM NV:

  • Wanneer u klant of leverancier wordt;
  • Wanneer u zich inschrijft om gebruik te maken van onze onlinediensten (bij elke identificatie of elk gebruik);
  • Wanneer u door ons voorgelegde formulieren en contracten invult;
  • Wanneer u zich inschrijft bij de receptie van TRENDY FOODS BELGIUM NV;
  • Wanneer u onze diensten en producten gebruikt als gevolg van het ondertekenen van een contract;
  • Wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrieven, deelneemt aan onze wedstrijden of u inschrijft op onze internetsite;
  • Wanneer u contact met ons opneemt via de verschillende kanalen die u ter beschikking worden gesteld;
  • Wanneer uw gegevens worden gepubliceerd of overgemaakt door bevoegde derden of professionele gegevensleveranciers;
  • Wanneer u wordt gefilmd door onze bewakingscamera’s in en rond onze lokalen/gebouwen.

Die beelden worden enkel opgenomen ter beveiliging van goederen en personen en om misbruiken, bedrog en andere inbreuken ten aanzien van onze klanten en/of ons personeel te voorkomen (de aanwezigheid van die camera’s wordt aangeduid door van onze contactgegevens voorziene zelfklevers).

6 : Op welke basis en waarom gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Bij elke verwerking worden slechts de voor de desbetreffende doelstelling relevante gegevens verwerkt.

Over het algemeen gebruiken wij uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

  • In het kader van de uitvoering van een contract of het treffen van precontractuele maatregelen;
  • Om ons te schikken naar de wettelijke en reglementaire bepalingen waaraan wij onderworpen zijn;
  • Om redenen die behoren tot het legitieme belang van de firma (zie onderstaande illustraties). Bij dat soort verwerkingen zorgen wij ervoor dat dit legitieme belang en het vrijwaren van uw privacy met elkaar in evenwicht zijn;
  • Wanneer wij uw toestemming hebben gekregen.

Persoonsgegevens worden door TRENDY FOODS BELGIUM NV verwerkt voor doelstellingen die het volgende bevatten, maar daar niet tot beperkt zijn:

  • U informatie geven over onze producten en diensten;
  • U bijstaan en uw vragen beantwoorden;
  • Zorgen voor de goede uitvoering van de gesloten overeenkomsten;
  • Het financieel en boekhoudkundig beheer van TRENDY FOODS BELGIUM NV verzekeren;
  • Zorgen voor een goed beheer van de klanten, het materieel en de leveranciers;
  • Marktonderzoeken uitvoeren en gebruiksprofielen opstellen, informatie en/of promotiecampagnes uitvoeren voor producten en diensten van de firma’s van de eigen groep en/of van handelspartners;
  • Verbeteren van de bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten en diensten dankzij enquêtes bij bestaande of potentiële klanten, statistieken en proeven, alsook commentaar dat u ons direct bezorgt of op onze websites meedeelt;
  • Voldoen aan de wettelijke verplichtingen, waaronder het antwoorden op officiële verzoeken van bevoegde burgerlijke of gerechtelijke autoriteiten;
  • Opsporen en voorkomen van misbruiken en fraude: wij verwerken en beheren contact en veiligheidsgegevens (kaartlezer, wachtwoord…) om de veiligheid van de transacties en communicaties via onze kanalen vanop afstand te valideren, op te volgen en te verzekeren;
  • Onze diensten en producten leveren door een beroep te doen op onderaannemers;
  • Opvolgen van onze activiteiten (meten van de verkoop, van het aantal afspraken, van het aantal telefonische oproepen en van het aantal bezoeken aan onze internetsite…);
  • Verbeteren van de kwaliteit van de individuele dienstverlening aan onze klanten;
  • Prospectie uitvoeren voor de producten en diensten van TRENDY FOODS BELGIUM NV of voor andere producten die wij promoten of die worden gepromoot door firma’s die tot de groep TRENDY FOODS BELGIUM NV behoren;
  • Zorgen voor de veiligheid van onze lokalen en infrastructuren, alsook van de personen die zich daar bevinden.

7 : Wie heeft er toegang tot uw gegevens en aan wie worden ze meegedeeld?

Enkel bevoegde gebruikers hebben toegang tot uw persoonsgegevens om bovengenoemde doelstellingen te bereiken. Onder bevoegde gebruikers dient men personen te verstaan die, in het kader van het uitoefenen van hun functie in de schoot van TRENDY FOODS BELGIUM NV, bevoegd zijn om, in het kader van de uitgevoerde activiteiten, persoonsgegevens te verwerken op basis van de richtlijnen van TRENDY FOODS BELGIUM NV.

Om bovengenoemde doelstellingen te verwezenlijken, deelt TRENDY FOODS BELGIUM NV uw persoonsgegevens mee aan:

  • Entiteiten van de Groep TRENDY FOODS (bijvoorbeeld: u kunt profiteren van de verschillende diensten en producten);
  • Leveranciers of onderaannemers van die leveranciers, opdat ze u beter zouden kunnen bedienen;
  • Een externe auditor;
  • Een erkende commissaris:
  • Een juridisch adviseur;
  • Een financieel adviseur;
  • Een andere specialist en/of dienstverlener/adviseur;
  • Een sociaal secretariaat, bankinstellingen, verzekeraars/Fondsen;
  • IT ondernemingen of dienstverleners voor software en het opslaan van computergegevens (servers enz.);
  • Gerechtelijke en administratieve autoriteiten en politiediensten.

8 : Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende de langste tijd die nodig is voor het in acht nemen van de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen of gedurende een andere periode die operationeel noodzakelijk is, zoals het in orde houden van de boekhouding, het doelmatig beheren van de klantenrelaties en het beantwoorden van vragen vanwege het gerecht of de regulator.

Klantengegevens worden bewaard zolang het contract duurt en in principe gedurende een periode van tien jaar na het einde van de contractuele band.

Gegevens betreffende potentiële klanten worden hoogstens gedurende één jaar bewaard, naargelang de levenscyclus van het project waarvoor ze werden ingezameld en wanneer de betrokkene belangstelling heeft getoond.

Sommige gegevens worden gedurende langere tijd gearchiveerd om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en om de nodige bewijzen te kunnen leveren om uw rechten en die van onze firma veilig te stellen. Die gearchiveerde gegevens zijn enkel toegankelijk om bewijzen te kunnen leveren voor de rechtbank, voor controle door een bevoegde autoriteit (bijvoorbeeld door de fiscus) en om documenten te kunnen bezorgen aan gerechtelijke en administratieve autoriteiten of aan politiediensten.

9 : Veiligheid en vertrouwelijkheid

TRENDY FOODS BELGIUM NV verbindt zich ertoe alle nodige en adequate technische, materiële en organisatorische maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, ongeoorloofde en onbevoegde verwerking, verlies en ongewilde beschadiging, alsook tegen ongeoorloofde vernietiging. Die maatregelen worden geregeld geëvalueerd en desgevallend bijgewerkt om een maximale beveiliging te garanderen van de persoonsgegevens van de betrokkenen.

In geval van schending of van een computerlek zoals hieronder beschreven, treft TRENDY FOODS BELGIUM NV de nodige en adequate maatregelen om de omvang en de gevolgen ervan vast te stellen, om er zo vlug mogelijk een einde aan te maken en om desgevallend de impact voor de betrokkenen zoveel mogelijk te beperken.

10 : Welke rechten hebt u en hoe kunt u die uitoefenen?

10.1 : Rechten van de betrokken personen

In overeenstemming met de geldende regelgeving, beschikt u over verscheidene rechten:

  • Het recht om inzage van de persoonsgegevens te vragen(A);
  • Het recht van verbetering (A);
  • Het recht om de gegevens te doen schrappen (A);
  • Het recht om u tegen de verwerking te verzetten (B);
  • Het recht om uw toestemming in te trekken (B);
  • Het recht om een beperking van de verwerking te vragen (B);
  • Het recht om de gegevens over te dragen (C);
A. : Recht op inzage, verbetering en schrapping

Elke betrokken persoon heeft het recht om inzage van zijn persoonsgegevens te vragen. Indien een betrokken persoon dat recht uitoefent, moet TRENDY FOODS BELGIUM NV hem daarover informeren en daarbij:

  • Een beschrijving en een kopie van de persoonsgegevens bezorgen;
  • De betrokken persoon uitleggen waarom TRENDY FOODS BELGIUM NV die gegevens verwerkt.

Indien de gegevens onjuist of onvolledig zijn, kan de betrokkene vragen ze te verbeteren.

In overeenstemming met de regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens kan de betrokkene in sommige gevallen vragen dat een op hem betrekking hebbend persoonsgegeven wordt geschrapt, onder meer wanneer het persoonsgegeven niet meer nodig is voor de doelstellingen waarvoor het werd ingezameld of verwerkt. TRENDY FOODS BELGIUM NV kan echter weigeren die gegevens te schrappen, bijvoorbeeld voor het voorleggen, uitoefenen of bewijzen van een recht bij de rechtbank.

Om uw gegevens volledig up-to-date te kunnen houden, vragen wij u ons elke verandering mee te delen (bijvoorbeeld: wijziging van burgerlijke staat, van woonplaats).

B. : Recht op verzet tegen en op beperking van het verwerken van uw persoonsgegevens en recht om uw toestemming in te trekken

U hebt het recht u te verzetten tegen sommige door ons gewenste verwerkingen van uw persoonsgegevens. U hebt meer bepaald het recht om u, zonder opgave van redenen, te verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor prospectiedoeleinden. U kunt ook vragen dat het verwerken van uw gegevens zou worden beperkt.

Dat recht kunt u evenwel slechts uitoefenen onder bepaalde voorwaarden:

  1. Uw aanvraag moet gedateerd en ondertekend zijn;
  2. Voor andere gevallen dan het verzet tegen prospectiedoeleinden, moet u ernstige en legitieme redenen hebben in verband met uw speciale persoonlijke toestand om u te verzetten tegen die verwerking. Indien uw verzet gewettigd is, kan de verwerking in kwestie geen betrekking meer hebben op die gegevens.

U kunt zich echter niet verzetten tegen een verwerking die nodig is voor het uitvoeren van een met u gesloten contract of van precontractuele maatregelen die op uw verzoek werden getroffen, en evenmin tegen het naleven van een of andere wettelijke of reglementaire verplichting waaraan wij onderworpen zijn.

Indien u toestemming hebt gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens, hebt u het recht die toestemming op eender welk ogenblik in te trekken.

C. : Het recht op overdraagbaarheid

Wanneer het nodig is en voor zover het uitvoerbaar blijkt, kan de betrokken persoon vragen om sommige persoonsgegevens te ontvangen, die hij in het kader van het beheer en de uitvoering van zijn activiteiten aan TRENDY FOODS BELGIUM NV heeft bezorgd, en die gegevens dan over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking. Wanneer het technisch mogelijk is, kan de betrokkene aan TRENDY FOODS BELGIUM NV vragen om die gegevens direct over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.

10.2 Tot wie dient u zich te wenden?

Indien de betrokken persoon zijn rechten met betrekking tot zijn persoonsgegevens wil uitoefenen, kan hij dat per e mail meedelen aan volgend adres: privacy@trendyfoods.com

In overeenstemming met de regelgeving, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde controleautoriteit.

11 : Overdracht van de gegevens buiten de EER (Europese Economische Ruimte)

In het geval van internationale overdrachten vanuit de EER naar een derde land waarvoor de Europese Commissie een gelijkwaardigheidsbeslissing heeft getroffen waardoor ze erkent dat dit land een beschermingsniveau voor persoonsgegevens heeft dat evenwaardig is aan datgene waarin de EER-wetgeving voorziet, zullen uw persoonsgegevens op die basis worden overgedragen.

Voor overdrachten naar landen buiten de EER waarvoor de Europese Commissie geen gelijkwaardigheidsbeslissing heeft getroffen, baseren wij ons ofwel op een op de toestand toepasbare afwijking (bv.: in geval van internationale betaling is de overdracht noodzakelijk voor de uitvoering van het contract), ofwel op het feit dat de geadresseerde van de gegevens ermee akkoord gaat de persoonsgegevens te verwerken volgens de “Standaardcontractbepalingen” die door de Europese Commissie werden opgesteld voor de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking of de onderaannemers.

Om een kopie te ontvangen van die teksten of om te weten hoe u er inzage van krijgt, kunt u een schriftelijke aanvraag sturen zoals uitgelegd in paragraaf 10.2.

12 : Schending van persoonsgegevens

12.1 : Aangifte van schendingen betreffende persoonsgegevens

Bij het uitoefenen van hun functie moeten de bevoegde gebruikers ervoor zorgen dat er zich geen (al dan niet opzettelijke) incidenten voordoen die de persoonlijke levenssfeer van de betrokken personen kunnen aantasten.

In geval van schending van persoonsgegevens moeten er zo vlug mogelijk geschikte maatregelen worden getroffen om het gevaar voor schade voor de betrokken personen en voor TRENDY FOODS BELGIUM NV (aantasting van de goede naam, opgelegde sancties...) te beperken.

Alle bevoegde gebruikers en alle andere personen die informatie van TRENDY FOODS BELGIUM NV raadplegen, gebruiken of beheren, moeten hoe dan ook onmiddellijk elke schending van de veiligheid en de incidenten in verband met de veiligheid van de informatie melden, zodat er onverwijld een analyse kan worden uitgevoerd en de nodige maatregelen kunnen worden getroffen, alsook opdat men zou weten of de schending moet worden gemeld aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en/of aan de betrokken personen.

Wanneer de melding per e mail gebeurt, is het van belang dat die naar het in paragraaf 10.2 vermelde adres wordt gestuurd en dat er in het onderwerp van de e mail uitdrukkelijk wordt vermeld dat het gaat om een dringend bericht over een mogelijke schending in verband met persoonsgegevens.

De melding moet een volledige en gedetailleerde beschrijving van het incident bevatten, met inbegrip van de identiteit van de persoon die de melding doet (naam, voornaam, adres, e mail (desgevallend) en telefoonnummer), om welk soort incident het gaat en hoeveel personen erbij betrokken zijn.

12.2 : Onderzoek en risicoanalyse

Binnen een termijn van in principe 24 uur nadat het incident of de schending werd vastgesteld door TRENDY FOODS BELGIUM NV of gemeld door een onderaannemer, een bevoegde gebruiker, een geadresseerde, een betrokken persoon of een derde, moet er een onderzoek worden gestart door TRENDY FOODS BELGIUM NV.

Het onderzoek moet uitwijzen van welke aard het incident is, tegen welke soort gegevens het was gericht en of er specifieke persoonsgegevens zijn getroffen (zo ja, wie zijn dan de betrokken personen en hoeveel persoonsgegevens zijn er aangetast?). Het onderzoek moet bepalen of het al dan niet gaat om een schending van persoonsgegevens.

Indien het gaat om een schending, dan moet er een risicoanalyse worden uitgevoerd om te weten welke mogelijke gevolgen de schending heeft (of kan hebben) en meer bepaald welke impact ze mogelijkerwijze kan hebben op de betrokken personen.

Op basis van de aard van de schending, moet TRENDY FOODS BELGIUM NV dan beslissen of het al dan niet verplicht is melding te doen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en/of aan de betrokken persoon.

12.3 : Documentatie van de schendingen

Alle schendingen moeten worden gedocumenteerd in een register. Om te kunnen bepalen welke domeinen moeten worden verbeterd, moet het register een gedetailleerd verslag bevatten van de hoofdoorzaak van het incident en van de factoren die ertoe hebben bijgedragen, van het chronologisch verloop, van de daarop ondernomen acties, van de aanbevelingen en van de lessen die er werden uit getrokken. De aanbevolen aan te brengen systeemveranderingen en de procedures moeten worden gedocumenteerd en zo vlug mogelijk uitgevoerd.

13 : Hoe kan men kennis nemen van dit beleid en van de wijzigingen ervan?

Aangezien de wereld in een voortdurende technologische evolutie verkeert, zullen we het “Privacybeleid” geregeld updaten.

Wij verzoeken u op onze sites kennis te nemen van de jongste versie van dit document en wij zullen u over elke substantiële wijziging informeren via onze sites of onze gebruikelijke communicatiewijzen.

14 : Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Indien u vragen hebt omtrent het door onderhavige beleid uiteengezette gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u per e mail contact met ons opnemen op het adres privacy@trendyfoods.com


Onderhavig “Privacybeleid” is van toepassing sedert 25 mei 2018.